REGULACIÓN DE LA DESTRUCCIÓN FÍSICA DE LA CONTABILIDAD

Las disposiciones fiscales no señalan específicamente una fecha en que se pueda destruir la documentación comprobatoria que ampara la contabilidad de los contribuyentes; únicamente señala dos supuestos: el tiempo que se debe conservar la contabilidad (en general cinco años) y la opción de grabar o microfilmar la misma que te permite la destrucción antes de los cinco años, la regulación que fundamenta lo anterior es la siguiente:

Código Fiscal de la Federación

Artículo 30.- Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla en el lugar a que se refiere la fracción III del artículo 28 de este Código a disposición de las autoridades fiscales…………………….

La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin………

Las personas que dictaminen sus estados financieros por contador público autorizado en los términos del artículo 52 de este Código, podrán microfilmar o grabar en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice el Servicio de Administración Tributaria, mediante reglas de carácter general, la parte de su contabilidad que señale el reglamento, en cuyo caso, los microfilms, discos ópticos y cualquier otro medio que autorice dicho Servicio, mediante reglas de carácter general tendrán el mismo valor que los originales, siempre que cumplan con los requisitos que al respecto establezca el citado Reglamento; tratándose de personas morales, el presidente del consejo de administración o en su defecto la persona física que la dirija, serán directamente responsables de su cumplimiento. Asimismo, el propio Servicio de Administración Tributaria podrá autorizar mediante disposiciones de carácter general procedimientos que faciliten a los contribuyentes el cumplimiento de las obligaciones a que se refiere este artículo.

Reglamento del Código Fiscal de la Federación

I

De la Conservación de la Contabilidad

Artículo 52.- Para los efectos del artículo 30, sexto y séptimo párrafos del Código, los contribuyentes que opten por microfilmar o grabar los comprobantes o documentación comprobatoria de los actos o actividades que realicen, de los servicios que reciban y de las compras que efectúen, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

  I. Antes de efectuar la microfilmación o grabación, el contador público registrado que dictamine los estados financieros deberá hacer una revisión selectiva que sea representativa del total de los documentos debiendo manifestar, bajo protesta de decir verdad, que los documentos microfilmados o grabados corresponden a los originales existentes en el archivo a la fecha en la que practicó la auditoría y que la microfilmación o grabación se ajustó a lo dispuesto por este artículo. Dicha manifestación deberá ser firmada por el contador público registrado y por el contribuyente;

     II. Microfilmar o grabar los documentos debiendo agruparlos, tanto los expedidos como los recibidos, por meses, en conjunto de documentos afines, clasificados por cuentas y subcuentas, de modo que los totales puedan ser confrontados con los contenidos en los sistemas y registros contables del contribuyente;

     III. Sumar por cada mes el valor total que representa la documentación expedida o recibida y microfilmar o grabar el correspondiente registro de auditoría de la máquina sumadora;

    IV. Consignar, al inicio y al final de la microfilmación o grabación, la fecha en que se realiza la misma. Dicha consignación deberá estar firmada por el contador público registrado;

      V. Realizar por duplicado la microfilmación o grabación, a efecto de que uno de los ejemplares pueda emplearse para uso constante y el otro conservarse de tal forma que se garantice su indestructibilidad mientras no se extingan las facultades de comprobación de las autoridades fiscales;

    VI. Usar para la microfilmación película pancromática con base de seguridad, que garantice permanencia de imagen por el mismo periodo a que se refiere la fracción anterior. La grabación en discos ópticos se efectuará en los términos y con las características que señale el Servicio de Administración Tributaria en las reglas de carácter general que para tal efecto emita;

     VII. Relacionar el anverso y el reverso de los documentos cuando la microfilmación o la grabación no se haga con equipo que microfilme o grabe simultáneamente las dos caras de dichos documentos y éstos contengan anotaciones al reverso, y

     VIII. Conservar hasta la fecha en que se presente la siguiente declaración anual, los originales de los documentos microfilmados o grabados correspondientes al último ejercicio de doce meses por el que se presentó o debió haberse presentado declaración anual o, cuando se hayan ejercido las facultades de comprobación en relación con el ejercicio cuya documentación se microfilma o se graba, hasta la fecha en que quede firme la resolución que, en su caso, se haya emitido con relación a dicho ejercicio de facultades. Los documentos que comprueben la adquisición de bienes de inversión, los aduaneros, los de tenencia o uso de vehículos, la documentación relacionada con aportaciones de seguridad social y las declaraciones de contribuciones, deberán conservarse en original durante el plazo que al efecto señala el artículo 30 del Código, en tanto no se extingan las facultades de las autoridades fiscales en los términos del artículo 67 del citado ordenamiento.

Resolución Miscelánea 2010-2011

Capítulo I.2.14.

I.2.14.1. Contabilidad, declaraciones y avisos Uso de discos ópticos compactos o cintas magnéticas

Para los efectos de los artículos 30, sexto párrafo del CFF, 31, último párrafo y 52 de su Reglamento, los contribuyentes que opten por microfilmar o grabar parte de su contabilidad, podrán utilizar discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, siempre que cumplan con los requisitos siguientes:

     I. Usar en la grabación de la información discos ópticos de 5.25″ o 12″, discos compactos o cintas magnéticas, cuyas características de grabación impidan borrar total o parcialmente la información. Los discos ópticos, compactos o cintas magnéticas, deberán tener una etiqueta externa que contenga el nombre, la clave del RFC, el número consecutivo de dichos medios, el total de los documentos grabados, el periodo de operación y la fecha de grabación. Los documentos deberán ser grabados sin edición alguna y en forma íntegra, mediante un digitalizador de imágenes que cubra las dimensiones del documento más grande, con una resolución mínima de 100 puntos por pulgada.

     II. Tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema ágil de consulta que permita a las mismas localizar la documentación de una manera sencilla y sistemática. La consulta de documentos grabados en los dispositivos mencionados, deberá ser tanto por los expedidos como por los recibidos, clasificados conforme se establece en el artículo 52 del Reglamento del CFF. El último documento grabado en el dispositivo, deberá contener el valor total de los asientos de diario, identificando el total de créditos y cargos del mes.

     III. Tratándose de documentos que contengan anverso y reverso, grabarlos consecutivamente, haciendo referencia o anotando en el anverso que la información se complementa con la contenida en el reverso del mismo documento y haciendo referencia o anotando en el reverso de cada uno de ellos, los datos que permitan identificar el anverso. Cuando se trate de documentos que contengan varias fojas, las mismas se grabarán consecutivamente y en la primera de ellas deberá señalarse el número de fojas de las que consta



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